Koningin Máxima maakt haar VN-reizen vanuit Nederland steevast in zeer klein gezelschap. Kapster en kamenierster blijven thuis, evenals een hofdame. Haar particulier secretaris gaat mee, een aantal beveiligers, iemand van de RVD en een adjudant. Die laatste heeft tijdens een werkbezoek een sleutelrol. Hij is namelijk de man van de klok.
Voorafgaand aan het bezoek is in samenwerking met het plaatselijke VN-kantoor, Máxima’s medewerkers in New York, de Nederlandse ambassade en de regering van het te bezoeken land een programma opgesteld. Naar goed Nederlands gebruik is dat tot vijf minuten nauwkeurig uitgewerkt en vastgelegd. Bij het veldbezoek dat Máxima woensdag in Indonesië bracht aan Bogor zelfs tot de minuut.
De koningin echter kan tijdens haar vergaderingen en gesprekken de tijd niet in de gaten houden. Daar heeft ze de adjudant voor. Die fungeert als opperhorlogekijker. Vijf minuten voor het geplande einde van een bijeenkomst, komt hij de vergaderruimte binnen, zoekt oogcontact met Máxima. Die weet dan meteen dat er nog vijf minuten zijn te gaan en dat het tijd is om af te ronden.
Het is een methode die ook bij koninklijke bezoeken in Nederland wordt gebruikt, maar dan is het vaak een burgemeester of commissaris van de Koning die optreedt als ‘boeman’, zoals de toenmalige Friese commissaris Ed Nijpels zijn taak eens omschreef.
Tijdens het donderdagavond (lokale tijd) afgesloten VN-bezoek van Máxima aan Indonesië werkte het systeem perfect, op één keer na. In het presidentieel paleis Istana Merdeka kon de adjudant geen seintje geven tijdens het gesprek tussen koningin en president Joko Widodo. Het gevolg? De ontmoeting liep bijna een kwartier uit. Maar voor een onderhoud met de president was dat ook niet erg.
