De organisatie achter de zomeropenstelling van Paleis Noordeinde en de Koninklijke Stallen had de draaiboeken klaarliggen toen vorige week vrijdag het bericht kwam dat prinses Christina was overleden en de openstelling op twee dagen niet kon doorgaan. Er kon daarom bliksemsnel worden gehandeld waardoor de meesten van de ruim 5200 kaarthouders tijdig wisten dat ze op 16 of 17 augustus niet naar Den Haag hoefden te komen.
Al bij de voorbereiding op de eerste zomeropenstelling in 2016 was rekening gehouden met de mogelijkheid dat paleis of Koninklijke Stallen plotseling nodig zouden zijn voor een uitzonderlijke gebeurtenis in de koninklijke familie, of in Nederland. In de ‘huisregels’ die voor de kaartverkoop werden opgesteld, werd beloofd dat het geld zou worden terugbetaald. Maar het verkoopsysteem moest daar wel op worden ingericht, zodat mensen ook gewaarschuwd konden worden.
Bij het kopen van kaarten moet een e-mailadres worden opgegeven. De organisatie beschikte vorige week vrijdag dan ook over de e-mailadressen van alle 5200 mensen die voor stallen en/of paleis kaarten hadden. Snelheid was geboden. Het overlijden van de prinses werd even voor 9 uur bekendgemaakt en drie uur later zouden de stallen eigenlijk opengaan voor het publiek. Het viel te verwachten dat ook niet iedereen die ochtend zijn mail zou bekijken, dus werd er ook gezorgd voor opvang aan de poort van de Koninklijke Stallen.
Geen boze reacties
Bijna driekwart van de mensen die een bericht kregen, had dat halverwege de dag ook gezien, zo bleek uit het gehanteerde volgsysteem. Er kwamen geen boze reacties binnen, en ook de kaarthouders van dit weekeinde kregen een mailtje om ze ervan te verzekeren dat de openstelling op 23 en 24 augustus gewoon doorging. Een voorzorgsmaatregel omdat anders verwarring kon ontstaan, aldus de organisatie. Tegelijkertijd moest het bureau dat de ticketing verzorgde overuren gaan maken om te zorgen dat iedereen zo snel mogelijk geld terugkreeg.
Bij de Koninklijke Stallen was daarnaast ook veel bedrijvigheid omdat het koetshuis moest worden ontruimd voor de afscheidsplechtigheid afgelopen donderdag, in de wetenschap dat alle rijtuigen er vrijdag weer moesten staan voor de komst van de eerste van ruim 800 bezoekers. Dat lukte, zodat het staldepartement zich vanaf maandag volledig kan gaan richten op het grootste spektakelstuk van het jaar: Prinsjesdag. En de organisatie achter de zomeropenstelling heeft al beloofd dat de 5200 pechvogels de volgende keer voorrang krijgen bij het bestellen van kaarten.
